Tempo é um dos recursos que não conseguimos recuperar. Com o bombardeio de informações e a internet não conseguimos focar nas nossas atividades primordiais. Nesse texto, explico algumas ações para você saber otimizar o seu tempo e administrar melhor a sua agenda.
A primeira regra para concluir tarefas é: se tiver que escolher entre duas, faça primeiro a maior. A segunda regra é: se precisar mesmo resolvê-la, tenha em mente que você não tem nada a ganhar se ficar sentado olhando para ela por muito tempo. Diante de alguma atividade importante, aja imediatamente e evite procrastinar para começar. Se a tarefa é muito grande, você pode dividi-la em sub-tarefas e planejar realizar uma por dia.
Hábito é algo que podemos criar e para isso utilizamos os três Ds, que são: decisão, disciplina e determinação. Primeiro, tome a decisão de se habituar a concluir as suas tarefas. Segundo, tenha disciplina e organize a sua agenda de atividades diariamente. Terceiro, seja determinado. Foque no futuro e trabalhe para alcançar o seu objetivo. Para ajudá-lo, crie uma imagem daquilo que você deseja ser a curto, médio e longo prazo. Como declara o escritor americano Napoleon Hill: “Para vencer, é preciso ter algumas qualidades: clareza de propósito, conhecimento do que se quer e um desejo insaciável de alcançar seu objetivo ”.
Na verdade, não conseguimos administrar o tempo. O que podemos administrar são as nossas ações para usar melhor o nosso tempo. Selecionei 3 passos para te ajudar a começar a gerenciar melhor suas atividades e ser mais produtivo:
Passo 1 – Vamos identificar as ações necessárias para você organizar a sua agenda.
O que só você pode fazer e que, se for bem-feito, fará uma grande diferença na sua produtividade?
O Princípio de Pareto nos auxilia muito com a administração do tempo e produtividade. Pareto afirma que 20% do seu esforço gera 80% dos seus resultados. Para muitos eventos, aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. E para a área comercial, 80% do seu faturamento vem de 20% dos seus clientes. Baseado nesse princípio, responda: quais são as suas tarefas mais importantes e principais que geram o maior resultado no seu trabalho? Faça uma lista dessas atividades e se dedique a elas diariamente.
Passo 2 – Agora, você pode categorizar as suas ações em ABCDE:
Seguindo também a Lei de Pareto, você deve dedicar 20% do seu tempo às coisas que dão mais resultado para você (80% de resultado). Então, o próximo passo é você listar as coisas que tem feito, e comparando com os seus objetivos, analisar o quanto cada uma delas contribui. Para categorizar as ações, usamos os critérios a seguir:
• A: Alto impacto – são as tarefas com grande importância, com consequências altamente positivas: Quais são suas atividades diárias que lhe trazem grandes resultados para a sua vida?
• B: Médio impacto – são as atividades que possuem importância, mas, se não forem realizadas, usualmente, trarão consequências para outras pessoas: Quais tarefas são urgentes, mas exercem pouca influência na sua vida?
• C: Baixo impacto – Quais tarefas não possuem importância, não são urgentes e trazem poucas consequências imediatas para a sua produtividade?
• D: Delegáveis – Quais tarefas você poderia delegar para outra pessoa fazer?
• E: Elimináveis – Onde você acha que desperdiça seu tempo? O que você faz que lhe traz conforto, mas não tem impacto em sua vida?
Passo 3:
Com base nas respostas acima, como você pode se reorganizar para utilizar melhor seu tempo e aumentar o seu faturamento?
Em virtude do que foi mencionado, a habilidade em organização e gestão da produtividade faz com que muitos profissionais de diversas áreas se destaquem; sejam mais bem-sucedidos. Mais resultado em muito menos tempo. Pense bem: o que você poderia fazer com as horas que sobrariam no seu dia se conseguisse, assim como eles, produzir 80% com apenas 20% do tempo que utiliza hoje?